Office manager - management assistant

Ben jij een proactieve en gestructureerde professional die graag de touwtjes in handen neemt? Wij zijn op zoek naar een Office Manager die als directe rechterhand van de zaakvoerster fungeert en de verantwoordelijkheid draagt voor de operationele werking binnen het bedrijf. Als management assistant en cruciale schakel zorg jij voor een vlotte organisatie van de interne processen en draag je actief bij aan de verbetering en optimalisatie van de werking.
Takenpakket:
• HR-beheer:
• Rekrutering, onboarding en begeleiding van nieuwe medewerkers.
• Detecteren van opleidingsbehoeften en de organisatie van passende opleidingstrajecten.
• Verantwoordelijk voor personeelsadministratie en de loonverwerking.
• Bevorderen van een positieve werksfeer, onder andere door het organiseren van teambuildingactiviteiten.
• Toepassen en naleven van HR-beleid en arbeidswetgeving.
• Financieel beheer:
• Toezien op de administratieve verwerking van de boekhouding en financiële rapportages.
• Opvolging van budgetbeheer en financiële planning.
• Beheren van facturatie, kostenoptimalisatie en het stroomlijnen van financiële processen.
• Operationeel beheer:
• Coördineren van de dagelijkse werkzaamheden op kantoor.
• Beheren van contracten en relaties met leveranciers en dienstverleners.
• Optimaliseren van bedrijfsprocessen voor een efficiëntere werking.
• Toezien op naleving van bedrijfsrichtlijnen en veiligheidsnormen.
• Vergroten van de zichtbaarheid van het kantoor door het organiseren, opvolgen en uitvoeren van marketingactiviteiten zoals sociale media en evenementen.

Voor deze rol als operationeel verantwoordelijke heb je minstens 3-5 jaar relevante ervaring in een functie met verantwoordelijkheid, ervaring met projectmanagement is een voordeel.
Je beschikt over een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door jouw ervaring.
Naast het Nederlands beschik je over voldoende kennis van Engels en Frans.
Volgende competenties zijn alvast wenselijk:
• Leiderschap en besluitvaardigheid: Je stelt prioriteiten en neemt autonoom beslissingen die bijdragen aan het behalen van de organisatiedoelen.
• Sterke communicatievaardigheden: Zowel mondeling als schriftelijk communiceer je helder en efficiënt met collega's op alle niveaus binnen en buiten de organisatie.
• Organisatievermogen: Je bent een multitasker die processen soepel en overzichtelijk houdt, zelfs onder druk. Als multitasker schakel je moeiteloos tussen verschillende taken en uitdagingen.
• Administratieve nauwkeurigheid: Je hebt oog voor detail, verwerkt steeds zorgvuldig en consistent gegevens.
• HR-skills: Enige ervaring in personeelsbeheer is een voordeel, maar niet noodzakelijk. Wat primeert is jouw empathisch vermogen en jouw mensenkennis.
• Problemsolver: Je reageert snel en doeltreffend op operationele uitdagingen en weet praktische oplossingen te vinden.
• PC-vaardigheden: Je kunt vlot overweg met pc en leert gemakkelijke nieuwe programma’s aan.
• Discretie: Je behandelt informatie discreet en met het hoogste niveau van zorg en vertrouwelijkheid.

Een dynamische en stimulerende werkomgeving waar je de vrijheid krijgt om initiatief te nemen en ideeën aan te brengen.
Een aantrekkelijk salaris, aangevuld met extralegale voordelen.
Ruime mogelijkheden om door te groeien en jezelf verder te ontwikkelen, zowel professioneel als persoonlijk.
Je werkt dagelijks van 9u tot 18u, op woensdagnamiddag tot 13u.
Verlof vrij te kiezen in samenspraak met de collega's (met uitzondering van het bouwverlof).